LogicTrade: Inkooporder -> Verkooporder koppeling

Een meubelfabrikant met een winkelketen van meer dan acht vestigingen kampte met een inefficiënt proces: orders voor configureerbare banken en kasten werden handmatig doorgegeven aan de groothandel. Vooral bij de vele opties – stof, afmetingen, poten en armleuningen – leidde dit tot fouten. De implementatie van een LogicTrade orderkoppeling zou dit probleem kunnen verhelpen door de orderstroom te automatiseren en fouten te minimaliseren.

De productcatalogus was geen probleem. LogicTrade's PDM-module zorgt ervoor dat het assortiment beschikbaar is in alle winkels. Maar zodra een klant een bank configureerde en de verkoper op "bestellen" drukte, begon het handwerk.

De uitdaging: van winkelverkoop naar groothandelsorder in handwerk

In de woonbranche verkoopt de winkel aan de klant, maar bestelt bij de groothandel of groothandel. Dat zijn twee aparte transacties in twee aparte LogicTrade-instanties:

• De winkel maakt een verkooporder aan voor de klant
• De winkel moet vervolgens een inkooporder plaatsen bij de groothandel
• De groothandel moet die inkooporder verwerken als verkooporder in het eigen systeem

Bij configureerbare artikelen is dat niet simpelweg "5x artikelnummer 12345". Een bankconfiguratie bevat model, stoffen, maat, poottype, armleuningvariant en meer. Dat overtypen — 8 winkels, tientallen orders per dag — was een recept voor fouten:

• Verkeerde stofcodes — een verkoper typt "Adore 68" in plaats van "Adore 86" en de bank wordt in de verkeerde kleur geproduceerd
• Missende configuratieopties — de pootkeuze wordt vergeten, de groothandel belt terug
• Prijsverschillen — de inkoopprijs in het winkelsysteem komt niet overeen met de verkoopprijs in het groothandelssysteem
• Vertraging — handmatige orderinvoer kost uren per dag, levertijdbevestiging duurt nog langer
• Geen statusvisibiliteit — de verkoper kan de klant niet vertellen wanneer de bank geleverd wordt, want de groothandel heeft de order nog niet eens gezien

De oplossing: automatische ordertransformatie via middleware

Wij bouwden een n8n-middleware die de orderstroom tussen alle LogicTrade-instanties automatiseert. De kern: een inkooporder in de winkel wordt automatisch een verkooporder bij de groothandel — met alle configuratiedetails intact.

Schematische weergave van de orderstroom: 8 dealers sturen inkooporders via n8n middleware naar de groothandel, die levertijdbevestigingen terugstuurt

Hoe een order door het systeem stroomt

1. Verkoper configureert een bank in de winkel — kiest model, stof, maat, poten in LogicTrade

2. Verkooporder wordt aangemaakt in de LogicTrade-instantie van de winkel (klantorder)

3. De winkel plaatst een inkooporder bij de groothandel — handmatig of via de standaard inkoopflow van LogicTrade

4. De middleware detecteert de inkooporder en leest alle configuratiedetails uit via de WebConnect API

5. Automatische transformatie: de inkooporder van de winkel wordt omgezet naar een verkooporder voor de groothandel — juiste artikelcodes, configuratie-opties, prijzen en klantgegevens

6. Verkooporder verschijnt in de groothandel-instantie van LogicTrade, klaar voor productie

7. Groothandel bevestigt de leverdatum — deze wordt automatisch teruggeschreven naar de winkel-instantie

8. De verkoper ziet de bevestigde levertijd in het eigen systeem en kan de klant direct informeren

Het hele proces — van inkooporder in de winkel tot productieorder in de groothandel — duurt seconden in plaats van uren.

Wat de middleware vertaalt per order

Bij configureerbare artikelen bevat een order veel meer dan een artikelnummer en aantal. De middleware vertaalt:

Slimme routering voor 8 locaties

Elke winkellocatie heeft unieke kenmerken: andere klantgroepen, soms andere prijsafspraken. De middleware handelt dit af met:

• Per-locatie transformatieregels — prijsaanpassingen, kortingsgroepen
• Eigen API-credentials per instantie — gescheiden toegang, audit trail
• Switch-logica op basis van locatie-ID — één centraal endpoint routeert naar de juiste sub-workflow
• Error handling per locatie — als één winkel offline is, draaien de andere 7 door
• Monitoring en alerting — support wordt direct op de hoogte gesteld bij sync-fouten

De retourflow: levertijdbevestiging terug naar de winkel

De orderstroom is niet eenrichting. Zodra de groothandel een order accepteert en een leverdatum bevestigt, stroomt die informatie automatisch terug:

• Groothandel bevestigt of wijzigt de leverdatum in het eigen systeem
• Middleware detecteert de statuswijziging en schrijft de datum terug naar de winkel-instantie
• De verkoper ziet de update in LogicTrade — geen telefoontje of e-mail nodig
• Bij vertraging: de winkel wordt automatisch op de hoogte gesteld zodat de klant proactief geïnformeerd kan worden

Dit elimineert het dagelijkse bellen tussen winkels en groothandel over orderstatus.

Resultaten: van handmatige orderverwerking naar seconden

Operationele verbeteringen

• Zero handmatige orderinvoer bij de groothandel — was voorheen uren per dag
• Nul overtyp-fouten in configuratieorders — juiste stofcodes, maten en opties gegarandeerd
• Levertijdbevestiging binnen seconden — de klant weet in de winkel al wanneer de bank komt
• Alle 8 locaties aangesloten op één gestandaardiseerde orderstroom

Business impact

• Snellere levering — orders bereiken de groothandel direct, geen vertraging door handmatige verwerking
• Minder fouten — geen verkeerde stoffen, maten of configuraties meer door overtypen
• Betere klantervaring — de verkoper kan ter plekke een leverbevestiging geven
• Schaalbaarheid — een 9e of 10e locatie aansluiten is een kwestie van een sub-workflow configureren
• Minder telefoontjes — geen dagelijks nabellen over orderstatus of levertijden

Voor wie is deze oplossing relevant?

Deze aanpak is ideaal voor:

• Meubelfabrikanten met een dealernetwerk — inkooporders van dealers automatisch verwerkt als verkooporders
• Importeurs en groothandels die orders ontvangen van meerdere retailers met LogicTrade
• Winkelketens die configureerbare producten verkopen en bestellen bij een centraal warehouse of groothandel
• Bedrijven met meerdere LogicTrade-instanties die orders tussen locaties willen automatiseren

Het productassortiment delen kan LogicTrade's PDM prima zelf. Maar zodra er orders tussen instanties moeten stromen — met configuratiedetails, prijsvertalingen en levertijdbevestigingen — komt middleware in beeld.

Heb je meerdere LogicTrade-omgevingen waar orders tussendoor moeten? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

Gebruikte technologieën

LogicTrade ERP (meerdere instanties) • LogicTrade WebConnect API • n8n middleware • Custom webhook routing